Kaizen và ưu nhược điểm của Kaizen trong sản xuất

Kaizen là gì? Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen là gì? Phương pháp tiếp cận của Kaizen trong doanh nghiệp là gì? Chu kì Kaizen hoạt động như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Joshin.

Kaizen là gì?

Kaizen là một từ tiếng Nhật được ghép bởi ‘kai’ – liên tục và ‘zen’ – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản khi tất cả các nhân viên thuộc mọi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ cùng làm việc với nhau để đạt được những mục tiêu chung, cải thiện quá trình sản xuất.

Kaizen là cốt lõi để sản xuất tinh gọn, hay The Toyota Way. Nó được phát triển trong lĩnh vực sản xuất để giảm thiểu khuyết điểm, loại bỏ chất thải, tăng năng suất, khuyến khích mục đích và trách nhiệm của người lao động, và thúc đẩy đổi mới.

Là một khái niệm rộng mang theo vô số cách hiểu, nó đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác, bao gồm cả chăm sóc sức khỏe. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, và thậm chí cho cuộc sống cá nhân.

Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen là gì?

Mặc dù lợi ích của Kaizen là rất nhiều, có một số tình huống ít phù hợp hơn. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm mà các chuyên gia thường trích dẫn.

Ưu điểm của Kaizen:

– Tập trung vào cải tiến dần dần, Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi trái ngược với những nỗ lực lớn có thể bị từ bỏ do xu hướng kích động sự chống lại và từ bỏ thay đổi.

– Kaizen khuyến khích sự xem xét kỹ lưỡng các quy trình để những sai lầm và lãng phí có thể được giảm bớt.

– Nhu cầu kiểm tra được giảm bớt, vì lỗi đã giảm.

– Tinh thần làm việc của nhân viên tăng lên, bởi vì nó mang lại cảm giác về giá trị và mục đích.

– Làm việc theo nhóm tăng lên khi nhân viên nghĩ vượt ra ngoài các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.

– Tập trung khách hàng tăng lên khi nhận thức yêu cầu của khách hàng được nâng lên.

– Các hệ thống được đưa ra để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả ngắn hạn và dài hạn.

Nhược điểm Kaizen:

– Các công ty có văn hóa theo chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín trước tiên có thể cần tập trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.

– Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra một sự phấn khích nông cạn và ngắn ngủi và do đó, bị bỏ rơi trước đó rất lâu.

Phương pháp tiếp cận của Kaizen trong doanh nghiệp

Kaizen là triết lý luôn đề cao các sự cải tiến không ngừng nghỉ, chúng không phải là sự kiện xảy ra một lần duy nhất mà là cách tư duy có hệ thống của doanh nghiệp trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh. Phương pháp tiếp cận này thường được chia thành 6 bước như sau:

1. Đưa ra các ý tưởng Kaizen rồi chuẩn hóa chúng: Với những hoạt động đơn giản, lặp lại ở nhiều quy trình, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, các cải tiến đơn giản và có thể lặp đi lặp lại có thể sẽ cải thiện các hoạt động cụ thể. Ví dụ, doanh nghiệp hãy đưa ra cách thức hiệu quả nhất để thực hiện việc giao ca và yêu cầu thực hiện các hoạt động đó theo trình tự mỗi lần.
2. Đo lường:Đảm bảo các quy trình được thực hiện hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu định lượng. Ví dụ, doanh nghiệp sẽ phải tính toán nhân viên của mình mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ khi áp dụng quy trình mới so với quy trình cũ? Đây là một số liệu mà dựa vào đó các nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ cải thiện của những thay đổi được đưa ra.
3. Đối chiếu:So sánh dữ liệu từ các phép tính với các thông số mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. Doanh nghiệp nên đặt ra câu hỏi liệu quy trình mới có tiết kiệm thời gian trong khi vẫn hoàn thành kết quả cuối cùng mong muốn không?
4. Đổi mới:Liên tục tìm kiếm các cách mới và cải tiến để làm cùng một công việc và duy trì kết quả như mong đợi.
5. Chuẩn hóa (một lần nữa):Một khi số đông nhân viên hài lòng với một ý tưởng hoặc quy trình mới được thử nghiệm, hãy biến thành quy định để chúng được thực hiện dễ dàng và lặp đi lặp lại. Việc thực hiện các hành động này sẽ được theo dõi bởi tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
6. Lặp lại: Bắt đầu tiếp cận lại các bước trên với một thay đổi mới.

Chu kỳ Kaizen để cải tiến liên tục

Tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong đó tất cả nhân viên đều tích cực tham gia vào việc cải thiện công ty. Nuôi dưỡng văn hóa này bằng cách tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực cụ thể của công ty.

– Nhận nhân viên tham gia. Tìm kiếm sự tham gia của nhân viên, bao gồm thu thập sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề và vấn đề. Làm như vậy tạo ra mua vào để thay đổi. Thông thường, điều này được tổ chức dưới dạng các nhóm cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thu thập và chuyển tiếp thông tin từ một nhóm nhân viên rộng hơn.

– Tìm vấn đề. Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên, thu thập danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng. Tạo một danh sách rút gọn nếu có nhiều vấn đề.

– Tạo một giải pháp. Khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo, với tất cả các cách thức khuyến khích ý tưởng. Chọn một giải pháp chiến thắng hoặc giải pháp từ các ý tưởng được trình bày.

– Kiểm tra giải pháp. Thực hiện giải pháp chiến thắng đã chọn ở trên, với tất cả mọi người tham gia triển khai. Tạo các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để kiểm tra giải pháp.

– Phân tích kết quả. Trong các khoảng thời gian khác nhau, hãy kiểm tra tiến độ, với các kế hoạch cụ thể về việc ai sẽ là điểm liên lạc và cách tốt nhất để giữ cho các công nhân mặt đất tham gia. Xác định mức độ thành công của sự thay đổi.

– Chuẩn hóa. Nếu kết quả là tích cực, áp dụng giải pháp trong toàn tổ chức.

– Lặp lại chu kỳ hằng ngày. Bảy bước này nên được lặp lại trên cơ sở liên tục, với các giải pháp mới được thử nghiệm khi danh sách các vấn đề phù hợp hoặc mới được giải quyết.

Kaizen là khái niệm không mới hiện nay nhưng không phải nhà quản trị nào cũng hiểu được Kaizen là gì và ứng dụng của chúng ra sao trong quản trị sản xuất. Bài viết trên sẽ mang tới một vài thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp đang muốn triển khai phương pháp này.

Tham khảo thêm: Khóa học Kaizen – Cải tiến căn bản